Как открыть свою первую кофейню: 9 шагов с нуля до запуска

Чек-лист для тех, кто задумывается об открытии собственной кофейни, но не знает, с чего начать. Статья не расскажет обо всех тонкостях, зато поможет представить общий план действий: выбрать формат заведения, найти подходящее помещение, договориться с поставщиками, зарегистрировать бизнес — и дальше по списку вплоть до привлечения первых клиентов.

Прежде чем перейти к конкретным шагам, договоримся о трех вещах.

• Речь пойдет о самостоятельном открытии точки — без покупки франшизы. Стать частью сети может быть отличным решением: известный бренд привлечет внимание, а хороший франчайзер возьмет на себя множество забот. Но тема выбора франшизы заслуживает отдельной статьи.
• Стараемся обойтись минимальными расходами. Это оптимальный выбор для новичка, чтобы на практике понять, как работают кофейня и этот вид бизнеса в целом.
• Пункты списка можно менять местами, исключать, добавлять новые и настраивать под себя как угодно — единственно верного алгоритма действий не существует.

Выбрать формат и концепцию

Определите критерии, которые помогут выработать позиционирование кофейни и на его основе принимать многие решения. Подумайте, какими будут меню, интерьер, требования к сотрудникам, оборудованию и качеству кофе. Это киоск с кофе навынос, островок в ТЦ или кофейня с залом для гостей? Как назвать точку? Кто ее целевая аудитория?

Начать можно с глобального. Решите, в каком из двух сегментов хотите работать:

1. Массовый — для любителей кофе в самом широком смысле. Большинство кофеен работает именно на эту аудиторию: она большая, а значит, способна генерировать продажи.
2. Спешелти — для увлеченных ценителей, готовых экспериментировать со вкусами и платить больше за редкие разновидности кофе.

Чтобы выбор был проще, исходите из профессионального бэкграунда. Бариста с богатым опытом работы в спешелти-направлении может смело выбирать именно его. В остальных случаях логичнее начать с массового сегмента: посетители точек для кофейных гиков ждут от сотрудников максимальной экспертности, а нюансов работы со спешелти-кофе много.

Также можно исходить из локации. Например, в окружении офисных зданий, скорее всего, уместнее будет кофейня с массовым кофе: здесь напиток — часть рабочего ритуала, от которого ждут понятного предсказуемого вкуса. А новым впечатлениям и сложным концепциям больше открыта аудитория креативных кластеров.

Остановимся подробнее на основных видах кофейных точек.

• Полноценная кофейня — классическое заведение с посадочными местами и меню. Основные блюда и десерты можно закупать у поставщиков или готовить на собственной кухне. В такой кофейне обычно средний чек выше по сравнению с другими видами кофейных точек, однако выше и вложения: от инвестиций в открытие до текущих расходов на аренду и персонал.
• Мини-кофейня — точка на фудкорте или отдельное заведение с залом на несколько столиков. Акцент на продажи в формате «с собой». Требований к помещению меньше: шансы найти оптимальную площадь в проходном месте вырастают. В меню — десерты и базовый перекус вроде сэндвичей и роллов. Мини-кофейни часто называют оптимальным выбором для новичков.
• Киоск — работает только навынос, располагается на улице. Открыть и масштабировать проще, чем кофейни, однако выручка колеблется сильнее — в зависимости от сезона и погоды.
• Островок в ТЦ — по сути вариант киоска, только точка располагается в торговом центре. В этом ее главный плюс: проходимость обеспечивают другие арендаторы. Однако в ТЦ обычно высокая аренда.
• Кофейный автомобиль — мобильная точка на базе автомобиля для торговли на улице в формате «кофе с собой». Можно менять локации, а также работать на фестивалях и других мероприятиях. Важно учитывать сезонность.
• Вендинговый аппарат. Самый простой и доступный с финансовой точки зрения вариант. Потенциальная прибыль с одного автомата небольшая: обычно открывают сеть из нескольких точек.

Составить меню

При разработке меню напитков можно отталкиваться от базовых позиций, которые с высокой долей вероятности станут самыми ходовыми. В большинстве случаев это эспрессо, американо, капучино, латте, мокко и раф. Для спешелти-кофейни базой станут напитки на основе альтернативных методов заваривания, таких как кемекс, воронка и френч-пресс.

Дальше стоит расширить предложение: как напитками на основе кофе, так и без него. В список могут войти: чай, горячий шоколад, какао, фреши, готовые напитки в бутылках.

Подумайте о сезонных предложениях. Летом это обычно айс-кофе, смузи, колд-брю, молочные коктейли и домашние лимонады. Зимой — напитки с цитрусовыми и пряными вкусами, безалкогольный глинтвейн, травяной и фруктово-ягодный чай, имбирный кофе.

Добавить еду и выпечку

Что касается еды, всё зависит от формата точки. База, которая хорошо продается в дополнение к кофе, — десерты, выпечка и бутерброды. Например, круассаны, чизкейки, маффины, печенье, вафли, тосты и сэндвичи.

В кофейне с кухней можно разделить основное меню по времени суток. Утром предлагать завтраки с кашами, омлетами и блинами. Днем — основные блюда: салаты, супы, пасту и даже бургеры. Когда возможности кухни ограничены, меню можно сократить до формата «завтраки весь день».

Посчитать деньги

Прикиньте примерные инвестиции в открытие, а также регулярные траты на закупку ингредиентов и материалов, зарплаты и другие операционные расходы. Рассчитайте возможные доходы и сроки окупаемости. Иными словами, составьте бизнес-план.

Четко следовать ему вряд ли получится, особенно когда открываешь свою первую точку. Зато расчеты помогут составить реалистичную стратегию работы, а также понять, когда и при каких условиях кофейня сможет выйти в плюс. В идеале стоит представить и просчитать несколько сценариев: благоприятный, стандартный и пессимистичный.

Разработать бизнес-план

Чтобы понять общий объем инвестиций, спрогнозировать срок окупаемости и потенциальный доход кофейни, составляют бизнес-план.

Пункты, которые важно учесть:

1. Стартовые инвестиции: регистрация бизнеса, ремонт, оборудование, мебель, посуда, вывески; ингредиенты и зарплаты на первые 2–3 месяца.
2. Постоянные и переменные ежемесячные расходы: аренда, коммуналка, зарплаты, налоги, обслуживание оборудования, продвижение, а также закупка ингредиентов, готовой продукции и расходников.

Зная суммы расходов, можно рассчитать, сколько продаж при каком среднем чеке и при какой наценке нужно делать каждый день/месяц/квартал/год, чтобы вернуть инвестиции, покрыть текущие расходы и получить прибыль.

Рассчитать срок окупаемости

Один из важнейших параметров бизнес-плана — срок окупаемости. Это период, за который кофейня отобьет инвестиции и начнет приносить прибыль.

Есть разные подходы к расчету окупаемости. Приведем упрощенный пример:

• Первоначальные инвестиции: 1 500 000 рублей
• Выручка: 500 000 рублей в месяц
• Расходы: 375 000 рублей в месяц
• Чистая прибыль: 125 000 рублей в месяц
• Ориентировочный срок окупаемости: 12 месяцев

Просчитать риски

Основные риски бизнеса в сфере кофеен — высокая конкуренция, неудачная локация, повышение арендной платы и споры с арендодателем, ухудшение качества сырья и рост цен на него, нехватка и текучесть персонала, недовольство клиентов.

Быстро реагировать на непредвиденные обстоятельства помогает подготовленный план действий на разные критические ситуации, а также финансовая подушка безопасности — откладывайте часть прибыли в фонд нейтрализации форс-мажоров.

Кроме того, стоит соблюдать другие базовые принципы минимизации рисков: заранее оценить проходимость точки, выбирать надежных поставщиков с именем, заключать долгосрочные контракты с прозрачным ценообразованием, составлять договоры с участием проверенных юристов, развивать системы лояльности для клиентов, мониторить отзывы и реагировать на них, внедрять системы контроля качества и предлагать сотрудникам комфортные условия работы с перспективами роста.

Найти помещение

За кофе редко идут специально: обычно это или спонтанная покупка, или знакомая точка на привычном маршруте, например во время прогулки, по пути на работу или учебу. От удачного положения во многом зависят количество продаж и успех бизнеса. С этой точки зрения наиболее выгодным может оказаться угловое помещение на перекрестке — за счет широкого обзора его заметят больше прохожих.

С другой стороны, в самых проходимых местах площади могут быть слишком дорогими, а конкуренция — высокой. Постарайтесь найти золотую середину, чтобы аренда не съедала весь доход, но при этом вы не остались бы без посетителей.

Особенность коммерческой недвижимости в том, что свободные помещения обычно сдаются долго и могут простаивать месяцами, но освобождаются нечасто. Это стоит иметь в виду, чтобы, с одной стороны, не упустить свой идеальный вариант. С другой — чтобы не стесняться предлагать арендодателю свою цену: часто ему проще немного скинуть и начать получать деньги, чем оставлять помещение пустым на неизвестное количество времени.

Как правило, недвижимость ищут двумя способами. Либо на сервисах объявлений, таких как «Циан» и «Авито», либо офлайн — на пустующих объектах часто указывают контакты арендодателя или агентства, которое представляет его интересы.

Сразу убедитесь, что помещение технически подходит для кофейни. К примеру, при электрической мощности меньше 40 кВт работать будет сложно. Кроме того, точка должна соответствовать требованиям надзорных органов. Так, в кофейне с посадочными местами должен быть санузел. Если мест в зале меньше 25, подойдет общая уборная для персонала и клиентов, но если мест больше, надо оборудовать раздельные.

Правила регулярно меняются: чтобы учесть все нюансы, можно нанять юриста, который специализируется на открытии точек общепита, изучить законодательные акты и/или проконсультироваться на горячей линии Роспотребнадзора.

Зарегистрировать бизнес

В общем случае самый удобный способ оформить кофейню как бизнес — стать ИП на упрощенной системе налогообложения. Например, на УСН «Доходы минус расходы» с налогом 15% после вычета расходов. Допустим, выручка кофейни составила 200 000 рублей, а расходы, включая поставку зерна и аренду, — 150 000 рублей. Значит, налог 15% рассчитывается с суммы 50 000 рублей. Основной минус в том, что по долгам ИП отвечает всем своим имуществом, включая квартиры и автомобили, а не только деньгами на счете для бизнеса.

Другой вариант — зарегистрировать общество с ограниченной ответственностью (ООО). Оно тоже может работать на УСН. Учредители редко отвечают личным имуществом, но вести дела сложнее: для составления налоговой отчетности, скорее всего, потребуется бухгалтер. Однако ООО — хороший вариант, если вы планируете получать лицензию на продажу алкоголя, поскольку ИП в этом плане ограничены и могут продавать только пиво и сидр. Или когда делаете бизнес с партнерами: ООО можно разделить на доли между двумя или несколькими соучредителями, в то время как ИП — всегда один человек.

Зарегистрировать бизнес проще всего на сайте налоговой или через банк, в котором планируете открывать счет. Многие банки предоставляют эту услугу бесплатно, чтобы привлечь новых клиентов.

Договориться с поставщиками

Главный товар, который вам предстоит заказывать, — кофейное зерно. Чтобы выбрать оптимальный вариант по цене и качеству, проведите серию дегустаций. Закажите образцы товара у нескольких поставщиков, сварите кофе, выберите лучшие зерна и сопоставьте с прайс-листом. Отлично, если поставщик — крупная компания с хорошей репутацией: это страховка от сбоев с поставками в самый неподходящий момент.

Также для приготовления кофе понадобятся молоко и сливки, сиропы и сахар, одноразовая посуда. На стаканчики принято ставить логотип кофейни: если посетители заказывают много кофе навынос, это работает как реклама. Брендировать небольшие партии на заказ — дорого. Обычно небольшие кофейни покупают «чистые» стаканчики и либо клеят на них наклейки, либо выбирают вариант еще экономичнее: заказывают печать со своим логотипом и ставят оттиски.

Что касается еды, начать проще с готовых блюд от поставщиков: меньше вложений, меньше требований к помещению и оборудованию, меньше ответственности и согласований с госорганами. Базово компании-партнеры могут раз в 1–2 дня привозить сэндвичи и десерты. Если будет спрос, ассортимент можно расширить горячими перекусами, например круассанами, бутербродами, блинами и сырниками. Чтобы их разогреть или довести до готовности, достаточно компактной электрической печи.

Если поставщик — небольшая компания, открытая к обсуждению условий, попробуйте договориться, что расходы за непроданный списанный товар она берет на себя. К тому же крафтовый продукт от локального производителя добавит кофейне аутентичности, которой ждут от несетевых заведений.

Также прибыль могут генерировать товары длительного хранения, работать с которыми гораздо удобнее: конфеты, шоколадные батончики, смеси орехов и сухофруктов.

Сделать ремонт

Чтобы открыть точку с минимальными усилиями, стоит присмотреться к покупке готового бизнеса или выбрать помещение, где уже была кофейня. В этом случае постарайтесь понять, почему прошлый владелец свернул деятельность. Если причина в проигрышной концепции, у вас есть все шансы на успех. Если место непроходимое — стоит задуматься, насколько реально привлечь сюда гостей.

Открываться на месте склада или магазина сложнее: ремонт потребует больше времени и денег. Скорее всего, придется устанавливать барную стойку, переделывать вентиляцию, электропроводку и систему канализации, создавать с нуля рабочую зону бариста и зал.

Так или иначе, договоритесь с владельцем помещения о комфортном сроке арендных каникул, чтобы не платить во время ремонта. В сфере коммерческой недвижимости это обычная практика.

Установить оборудование

Первое время лучше брать оборудование в аренду. Кофемашину и кофемолку — у поставщика кофе. Например, в обмен на регулярную закупку определенного количества зерна или за отдельную плату. Так удастся не вкладывать сразу дополнительные несколько сотен тысяч (а иногда и миллионов) рублей. А если оборудование время от времени менять, аренда станет еще и способом протестировать разные машины, чтобы найти самые подходящие модели для последующей покупки.

Кассы и терминалы оплаты обычно предоставляют в пользование банки.

Остальное придется покупать. Например, фильтр для воды, если планируете использовать водопроводную, или холодильную витрину для сэндвичей и десертов. Для хранения молока и сливок понадобится холодильник, а для разогрева и подготовки замороженных блюд — мини-духовка и морозильная камера. А чтобы готовить айс-кофе, нужен льдогенератор.

Подготовиться к открытию

Дело за малым: подготовить необходимые по закону документы, нанять сотрудников — и открывать двери.

Вначале придется много работать самостоятельно, чтобы понять суть процессов и быстрее вернуть вложения. Иногда выходить за стойку, выполнять роль администратора, взять на себя маркетинг, организацию закупок и поставок, наем и работу с персоналом. Но не доводите себя до выгорания: наймите минимум двух посменных бариста, которые могут заниматься и уборкой зала, если он небольшой.

Список разрешений и бумаг непостоянный. Понадобятся противопожарное заключение МЧС (Госпожнадзора), регистрация в системах контроля за оборотом продукции «Честный знак» и «Меркурий», договоры с арендодателем и снабжающими компаниями, журналы учета (уборок, дезинфекции и другие), оформленный «Уголок потребителя». У работников должны быть медкнижки.

Чтобы начать работу, надо уведомить Роспотребнадзор — ждать ответа не нужно.

Привлечь клиентов

Во многих кофейнях основной источник посетителей — живой трафик с улицы. Чтобы случайные гости становились постоянными, важно сначала их привлечь, а затем убедить возвращаться с помощью приятного сервиса, хорошего кофе и бонусов. Помните, что в большинстве случаев выгоднее удержать клиента, чем привлечь нового.

Чтобы стать заметными, сделайте яркую вывеску, оформите страницы заведения в онлайн-картах и запустите таргетированную рекламу, которую увидят жители района и те, кто здесь бывает.

Удерживать клиентов хорошо помогают системы лояльности — о них мы рассказали в статье «Системы лояльности в кофейне: зачем их запускать и из чего выбирать».